Seit 2013 werden im polnischen Staatsarchiv zu Allenstein (Archiwum Państwowe w Olsztynie) in regelmäßigen Abständen Dokumente aus Standesamtsbezirken, kirchlichen und anderen Institutionen Ostpreußens veröffentlicht. Diese Digitalisate sind auf der Webseite des Archivs unter der Adresse http://olsztyn.ap.gov.pl/baza/szukaj.php online einsehbar. Unter der Leitung von Bernhard Ostrzinski werden durch viele fleißige ehrenamtliche Helfer die Standesamtsunterlagen getrennt nach den Bezirken in einem Namensverzeichnis indexiert.

Aus vielen Gesprächen mit anderen Familienforschern ergaben sich eine Reihe von Fragestellungen, die beim Arbeiten mit diesen Unterlagen nicht sofort beantwortet werden konnten:

Frage Woran erkenne ich, welche Unterlagen seit meinem letzten Besuch der Webseite im Staatsarchiv neu veröffentlicht wurden?

Die Publikationen der Digitalisate des Archivs erfolgen in unregelmäßigen Abständen und werden nicht gesondert angekündigt. Da inzwischen über 400 Verzeichniseinheiten mit über 30.000 Dokumenten entsprechend etwa 1.800.000 Digitalisaten online gestellt sind, ist es fast unmöglich permanent einen Überblick zu behalten, welche Verzeichniseinheiten neu online gestellt wurden.

Um hier einen vollständigen Überblick zu behalten ist es erforderlich, regelmäßig auf „Neuerscheinungen“ zu prüfen. Dies sollte idealerweise automatisch erfolgen.

  Seit April 2015 verfolge ich in regelmäßigen Abständen die neu publizierten Digitalisate. Die Ergbnisse werden automatisch mittels einer Datenbank in einer Zeitleiste ("Timeline") auf dieser Webseite chronologisch dargestellt. Die automatische Überprüfung auf Neuerscheinungen oder Änderungen erfolgt täglich in den späten Nachmittagsstunden.

  Eine statistische Übersicht der aktuellen Datenbestände finden Sie in meiner Statistik.

  Mit Hilfe der Funktion Suchen können sie nach Bestands- oder Dokumententiteln suchen. Dabei werden auch vorhandene Meta-Informationen berücksichtigt.

Allenstein RSS News Feed  Wer sich per RSS Benachrichtigung informieren lassen möchte kann auch meinen RSS News Feed abonnieren.

Frage Kann ich die Digitalisate auch offline z.B. auf einem Tablet lesen?

Um die veröffentlichten Digitalisate direkt auf der Homepage des Staatsarchivs zu lesen, ist eine permanente Internetverbindung auch auf Mobilgeräten notwendig. Ich selbst lese die Kirchenbücher und standesamtlichen Unterlagen jedoch auch gern auf einem Tablet eben dann, wenn ich die Zeit dazu finde, z.B. auf Reisen im Zug oder Flugzeug. Dies ist jedoch ohne Internetverbindung nur dann möglich, wenn die Seiten zuvor auf dem Lesegerät lokal gespeichert wurden.

Dabei ist es von Vorteil, wenn man in einem separaten Bildbetrachtungsprogramm in die Seiten hinein- oder herauszoomen kann, um Details besser zu erkennen. Die online veröffentlichten Digitalisate können beim Lesen auf der Webseite des Staatsarchivs leider nicht so einfach vergrößert werden.

Hier wäre es wünschenswert eine Möglichkeit zu haben, einzelne Bücher direkt auf dem Lesegerät zu speichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt Seite für Seite auch ohne Internetverbindung zu lesen. Dies ist auch eine wesentliche Arbeitsgrundlage für das erwähnte Indexierungsprojekt.

Frage Gibt es eine übersichtliche Karte, für welche Landkreise oder Orte bereits Digitalisate erschienen sind?

Seit Dezember 2015 habe ich die Datenbank zu dieser Webseite um eine Karte erweitert in der die Standesamtsbezirke und Kirchspiele eingetragen werden zu welchen im Staatsarchiv zu Allensetin Digitalisate pupliziert wurden. Die Karte finden Sie in der Navigationsleitste.

Bei der Erfassung der Geokoordinaten zu den Orten habe ich versucht möglichst markante Punkte innerhalb der Ortschaften auszuwählen. In den meisten Orten sind dies Kirchen, Rathäuser, zentrale Plätze oder andere markante Gebäude. Bei den Zuordnungen zu den Landkreisen und anderen Metadaten der Standesamtsbezirke hat mich Bernhard Ostrzinski unterstützt. Die Karte wurde auf der Basis von Google Maps erstellt und bietet daher einige interaktive Möglichkeiten:

  • In der Karte kann der Ausschnitt verschoben, vergrößert oder verkleinert werden.
  • Zoomt man dicht an einen Ort heran, kann man bei den meisten Orten das kleine orangefarbene Google-Street-View-Männchen auf den zentralen Platz "fallen lassen", um einen Eindruck von dem Ort zu erhalten oder einen "virtuellen Spaziergang" durch den Ort zu machen.
  • Die Orte werden entweder direkt in der Karte oder der Drop-Down Liste ausgewählt.
  • Eine kleine Tabelle benennt benachbarte Standesamtsbezirke mit einer Entfernungsangabe, welche man in die Suche nach Urkunden mit einbeziehen könnte, da sie geographisch nahe liegen.
  • Unterhalb der Karte befindet sich die Liste der bereits publizierten Archivbestände mit den entsprechenden Signaturen und Links zu weiteren Informationen.
  • Weiterhin besteht die Möglichkeit sich eine KML-Datei für die Verwendung in Google Earth herunterzuladen. Diese Datei können Sie direkt in Google Earth öffnen oder für die eigene Weiterverarbeitung lokal abspeichern. Die KML-Datei wird automatisch erzeugt und enthält alle aktuell in der Karte verzeichneten Ortschaften sowie die Links auf die korrespondierenden Bestandsdaten.

Lösungsansatz und Projektidee

Technisch gesehen ergaben sich aus diesen Fragestellungen und Wünschen folgende Lösungsansätze:

  • Mittels eines kleinen Programmes sollte es ermöglicht werden zu prüfen, wann welche Digitalisate im Staatsarchiv neu verfügbar sind.
  • Die Meta-Informationen dieser Bestände sollten in einem flexiblen Datenformat oder einer Datenbank gespeichert werden und bei Bedarf einfach ergänzt werden können.
  • In diesem Datenformat sollten auch die geografische Lage und Klassifizierung der Bestände sowie Querverweise auf Informationen zu dem Ort (z.B. mittels GOV) darstellbar sein.
  • Die jeweils aktuellen Neuerscheinungen sollten für „Jedermann“ auf einer Webseite leicht erkennbar sein.
  • Eine Onlinekarte wie „Google Maps“ oder „Open Street Map“ oder ein Desktopprogramm wie Google Earth sollten verwendet werden, um die geografische Lage der Standesamtsbezirke zu visualisieren.

Und so entstanden aus dieser Projektidee das Programm AllensteinDownloader sowie der Prototyp dieser Webseite.

In den folgenden Projektabschnitten wurde die Webseite um die Funktionalität der Geolokalisierung mit einer Karte und den geografischen Übersichten ergänzt.

In privater Familienangelegenheit sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die Urkunde auf der Startseite ein Foto einer 1898 ausgestellten Sterbeurkunde meiner Altmutter Emilie Woroschinski aus dem Standesamt Turoscheln, Kreis Johannisburg abbildet. Die Familiengeschichte hierzu habe ich an dieser Stelle erzählt...

Clemens Draschba, Juni 2015